Företagarskolan

Att skicka faktura är enklare än du tror – men det finns regler att följa. Oavsett om du är frilansar, driver enskild firma eller precis startat aktiebolag gäller samma grundprinciper. Den här guiden tar dig igenom allt steg för steg.

Vad måste en faktura innehålla enligt lag?

Enligt momslagen finns det ett antal uppgifter som alltid måste finnas med på en faktura. Saknas något kan fakturan ifrågasättas av Skatteverket – och i värsta fall nekas avdrag för köparen.

Du behöver också ange organisationsnummer eller personnummer beroende på företagsform. Har du enskild firma använder du ditt organisationsnummer. Fakturerar du som privatperson anger du ditt personnummer.

För att göra det enkelt för kunden att betala bör du också inkludera ett OCR-nummer samt betalningsinformation – bankgiro, plusgiro eller IBAN och BIC för utländska betalningar.

Obligatoriska uppgifter – checklista

Här är allt som måste vara med enligt lag. Bocka av listan innan du skickar:

• Fakturanummer (löpande numrering)
• Utfärdandedatum
• Säljarens namn, adress och organisationsnummer
• Köparens namn och adress
• Beskrivning av vara eller tjänst
• Pris exklusive moms
• Momsbelopp och momssats
• Totalpris inklusive moms
• Betalningsinformation och förfallodatum

Använd gärna en fakturamall – antingen i ett faktureringsprogram eller som en Word/Excel-fil. Det minskar risken att du missar något viktigt.

Så skickar du en faktura – steg för steg

Det praktiska arbetet med att skicka faktura följer samma logik varje gång. Nedan går vi igenom de fem stegen du alltid bör följa.

Steg 1 – Samla fakturaunderlag. Notera det avtalade priset, vad du levererat och vilket datum arbetet utfördes. Utan detta underlag riskerar du att fakturera fel.

Steg 2 – Fyll i alla obligatoriska uppgifter. Använd checklistan ovan. Dubbelkolla att fakturanumret följer din löpande numrering.

Steg 3 – Välj format. PDF via e-post fungerar för de flesta situationer. Fakturerar du offentlig sektor krävs ofta e-faktura. Pappersfaktura är ovanligt men fortfarande juridiskt giltigt.

Steg 4 – Skicka till rätt mottagare. Skicka alltid till ekonomiavdelningen eller den specifika e-postadress kunden har angett för fakturor. Fel adress är en vanlig orsak till försenade betalningar.

Steg 5 – Följ upp vid utebliven betalning. Sätt en påminnelse i kalendern för förfallodatumet. Har pengarna inte kommit inom ett par dagar – skicka en påminnelse direkt.

PDF-faktura, e-faktura eller pappersfaktura?

PDF via e-post är det vanligaste formatet och fungerar utmärkt för B2B och privatpersoner. Du skapar fakturan i ett program, exporterar som PDF och skickar via e-post.

E-faktura är en strukturerad datafil – till exempel i formatet Svefaktura – som skickas direkt mellan ekonomisystem. Det här formatet krävs ofta när du fakturerar offentlig sektor, som kommuner och myndigheter, från och med 2026.

Pappersfaktura används nästan inte längre, men är fortfarande lagligt. Välj det bara om kunden specifikt ber om det.

Betalningsvillkor och förfallodatum

Enligt svensk lag gäller 30 dagars betalningsfrist om inget annat avtalats. För B2B-affärer är 10–30 dagar vanligast. Kortare betalningstid förbättrar din likviditet.

Om kunden inte betalar i tid har du rätt att ta ut en påminnelseavgift på 60 kronor samt dröjsmålsränta. Fortsätter betalningen att utebli kan du lämna ärendet till inkasso.

Vill du få betalt snabbare? Sätt 10 dagars betalningsvillkor, skriv en tydlig faktura och använd automatiska påminnelser i ditt faktureringsprogram.

Skicka faktura som privatperson – är det lagligt?

Ja, det är helt lagligt att skicka faktura som privatperson. Du behöver ingen registrerad firma. Inkomsten deklarerar du som inkomst av tjänst i din vanliga deklaration.

En viktig skillnad: privatpersoner tar inte ut moms. Du fakturerar alltså bara nettobeloppet, utan någon momssats. Skatteverket har tydlig information om hur du deklarerar enstaka inkomster av tjänst.

Ett praktiskt alternativ är att använda ett egenanställningsföretag, till exempel Frilans Finans eller Gigapay. De fakturerar å dina vägnar och sköter källskatt och sociala avgifter. Du slipper pappersarbetet och får nettolön utbetald direkt.

Skillnaden mellan privatperson, enskild firma och aktiebolag

Det är tre helt olika sätt att fakturera – med olika krav och ansvar. Läs mer om skillnaden mellan enskild firma och aktiebolag om du funderar på att formalisera din verksamhet.

• Privatperson: Ingen registrering, ingen moms, inkomsten beskattas som tjänst.
• Enskild firma: Registrerad hos Bolagsverket, F-skattsedel, momsregistrering krävs om omsättningen överstiger 80 000 kr per år.
• Aktiebolag: Eget juridiskt subjekt, alltid momspliktigt om momsregistrerat, kräver mer administration.

Fakturering och moms – vad gäller?

Är du momsregistrerad ska du ta ut moms på dina fakturor. Det finns tre momssatser i Sverige: 25 % (standardsats), 12 % (livsmedel, hotell) och 6 % (böcker, tidningar, persontransporter). Kontrollera vilken sats som gäller för din tjänst eller vara.

Det finns två bokföringsmetoder att känna till. Med faktureringsmetoden bokför du när fakturan skickas. Med kontantmetoden bokför du när betalningen faktiskt sker. De flesta mindre företag börjar med kontantmetoden. Läs mer om bokföring för nybörjare och om du driver enskild firma finns en separat guide om bokföring i enskild firma.

Fakturerar du kunder i andra EU-länder kan omvänd skattskyldighet (reverse charge) bli aktuellt – köparen redovisar då momsen i sitt land. Det är ett eget ämne som vi täcker i vår kompletta guide om moms för företagare.

Vanliga misstag när du skickar faktura – och hur du undviker dem

De flesta nybörjare gör samma misstag. Här är de vanligaste – och hur du undviker dem.

• Glömmer fakturanummer eller bryter numrering. Använd ett system från dag ett – t.ex. 2026-001, 2026-002. Skatteverket kräver löpande numrering.
• Fel eller saknat momsbelopp. Kontrollera alltid att momssatsen är korrekt och att beloppet stämmer matematiskt.
• Skickar till fel e-postadress. Fråga alltid kunden vilken adress fakturor ska skickas till. Det är sällan samma som den kontakt du pratat med.
• För lång betalningstid. 60 dagar låter generöst men skadar din likviditet. Håll dig till 30 dagar eller kortare.
• Följer inte upp obetald faktura. Sätt en påminnelse direkt när du skickar. Väntar du för länge försvårar du din rättsliga position.
• Ändrar en redan skickad faktura. Det är fel. Skapa alltid en kreditfaktura som nollställer originalet och skicka sedan en ny korrekt faktura.

Vanliga frågor om att skicka faktura

Kan privatpersoner skicka faktura?

Ja, det är helt lagligt. Du behöver inte registrera någon firma. Inkomsten deklareras som inkomst av tjänst och du tar inte ut moms. Vill du slippa hantera skatten själv kan du använda ett egenanställningsföretag som Frilans Finans eller Gigapay – de sköter skatt och sociala avgifter åt dig.

Vad måste en faktura innehålla enligt lag?

Fakturanummer, utfärdandedatum, säljarens och köparens namn och adress, beskrivning av vara eller tjänst, pris exklusive moms, momsbelopp och momssats, totalpris inklusive moms samt betalningsinformation med förfallodatum.

Hur lång betalningsfrist ska en faktura ha?

30 dagar är standard enligt svensk lag om inget annat avtalats. För B2B-affärer är 10–30 dagar vanligt. Kortare betalningsvillkor ökar chansen att pengarna kommer in snabbt.

Vad är skillnaden mellan en faktura och en e-faktura?

En vanlig faktura skickas oftast som PDF via e-post. En e-faktura är en strukturerad datafil – till exempel Svefaktura – som skickas direkt mellan ekonomisystem. E-faktura krävs ofta vid fakturering till offentlig sektor.

Var kan man skicka faktura gratis?

Det finns flera alternativ. Många bokföringsprogram som Bokio eller Fortnox erbjuder gratisplaner med fakturering. Du kan också ladda ner en Word- eller Excel-mall, fylla i uppgifterna och skicka som PDF via e-post – helt kostnadsfritt.

Vad är moms och hur fungerar det för företagare?

Moms för företagare handlar om att förstå två flöden: den moms du betalar på dina egna inköp och den moms du tar ut av dina kunder. Skillnaden däremellan betalar du in till Skatteverket. Enkelt i teorin – och faktiskt ganska enkelt i praktiken också.

Moms – eller mervärdesskatt – är en konsumtionsskatt som betalas av slutkunden, men du som företagare samlar in den och betalar vidare till staten. Det är grundidén.

När du startar företag är momsregistrering något du behöver ta ställning till tidigt. Är du momsregistrerad får du ta ut moms av kunder, dra av moms på inköp och lämna momsdeklaration till Skatteverket.

Ingående moms – momsen du betalar vid inköp

Ingående moms är den moms du betalar när du köper varor eller tjänster till din verksamhet. Exempel: du köper en dator för 10 000 kr och betalar totalt 12 500 kr inklusive 25 % moms. De 2 500 kronorna är din ingående moms som du kan dra av i momsdeklarationen.

Det innebär att du inte bär den kostnaden själv. Du redovisar de 2 500 kr som avdrag, vilket minskar det belopp du ska betala in till Skatteverket.

Utgående moms – momsen du tar ut av dina kunder

Utgående moms är den moms du lägger på dina fakturor. Exempel: du fakturerar en kund 10 000 kr för en webbtjänst – med 25 % moms blir fakturan 12 500 kr totalt.

De 2 500 kr i moms tillhör inte dig utan ska betalas vidare till Skatteverket. Tänk på det som en genomgångspost – pengarna passerar ditt konto, men de är inte dina.

Momssatser 2026 – moms för företagare i praktiken

I Sverige finns tre momssatser. Vilken du ska använda beror på vad du säljer.

• 25 % – standardsatsen. Gäller de flesta varor och tjänster, till exempel konsulttjänster, kläder och elektronik.
• 12 % – gäller livsmedel, hotell och restaurang.
• 6 % – gäller böcker, tidningar och persontransporter.

En förändring skedde i april 2026: momsen på vissa livsmedel justerades. Driver du restaurang, café eller säljer livsmedel bör du kontrollera aktuell information hos Skatteverket.

Vissa tjänster är helt momsfria – det vill säga 0 % moms. Det gäller bland annat sjukvård, tandvård och utbildning. Säljer du inom dessa områden varken tar du ut moms av kunder eller gör avdrag för ingående moms.

När måste du registrera dig för moms för företagare?

Du måste momsregistrera dig när din omsättning överstiger 80 000 kr per år – det är gränsen som gäller 2026. Under den gränsen är registrering frivillig.

Passerar du gränsen under ett kalenderår ska du anmäla dig till Skatteverket utan dröjsmål. Väntar du för länge riskerar du att bli ansvarig för moms du inte tagit ut – det är en kostsam miss.

Registrering sker via Skatteverkets e-tjänst eller med blankett SKV 4620. Läs gärna mer om ekonomin i din verksamhet i vår guide om bokföring i enskild firma.

Frivillig momsregistrering – kan det löna sig?

Ja, det kan det. Säljer du framför allt till andra företag (B2B) är frivillig momsregistrering ofta en fördel – dina kunder är momsregistrerade och kan dra av momsen själva. Den stora fördelen för dig är att du kan dra av ingående moms direkt från start.

Nackdelen är mer administration: du behöver lämna momsdeklarationer och hålla koll på deadlines. Beroende på om du driver enskild firma eller aktiebolag kan administrationen se lite olika ut, men grundprinciperna är desamma.

Momsdeklaration – så redovisar du moms

Momsdeklarationen är den blankett där du redovisar utgående och ingående moms. Mellanskillnaden betalar du in – eller får tillbaka om du haft mer ingående än utgående moms.

Redovisningsperioden beror på din omsättning: månadsvis över 40 miljoner kr, kvartalsvis för de flesta små företag och årsvis under 1 miljon kr. Läs vår guide om bokföring för nybörjare om du behöver en grund att stå på.

Deadlines – när ska du betala in momsen?

Missa inte dessa datum. Förseningar kostar pengar.

• Månadsredovisare: Senast den 26:e i månaden efter redovisningsperioden.
• Kvartalsredovisare: 12 augusti, 12 november, 26 februari och 26 maj.
• Årsredovisare: Senast 26 maj.

Missar du en deadline får du en förseningsavgift på 625 kr plus kostnadsränta på det obetalda beloppet. Vid upprepade försummelser kan Skatteverket göra en skönstaxering – de beräknar då vad du ska betala in, och det brukar inte vara en låg siffra.

Moms vid handel med utlandet

Köper du tjänster från ett utländskt företag, till exempel en molntjänst, gäller omvänd skattskyldighet. Du redovisar då momsen i din egen deklaration som både utgående och ingående moms – ofta netto noll, men det måste ändå redovisas korrekt.

Säljer du varor till momsregistrerade köpare inom EU kan du fakturera utan moms, förutsatt att köparen anger sitt VAT-nummer. Exporterar du varor utanför EU är försäljningen momsfri oavsett om kunden är privatperson eller företag.

Säljer du digitala tjänster till konsumenter i EU-länder bör du titta på OSS-systemet (One Stop Shop). Det låter dig redovisa moms för alla EU-länder via en enda deklaration hos Skatteverket.

Vanliga frågor om moms för företagare

Måste alla företag registrera sig för moms?

Nej – bara om omsättningen överstiger 80 000 kr per år. Under den gränsen är momsregistrering frivillig.

Vad är skillnaden mellan ingående och utgående moms?

Utgående moms är den moms du fakturerar dina kunder. Ingående moms är den moms du betalar på dina egna inköp. Du betalar in mellanskillnaden till Skatteverket – eller får tillbaka pengar om ingående moms är högre.

Vad händer om jag missar att deklarera moms?

Du riskerar en förseningsavgift på 625 kr plus kostnadsränta på det obetalda beloppet. Upprepad försening kan leda till att Skatteverket gör en skönstaxering och beräknar summan själva.

Hur fungerar omvänd skattskyldighet?

Du redovisar momsen själv i din momsdeklaration istället för att leverantören tar ut den. Beloppet redovisas som både utgående och ingående moms i deklarationen.

Vad är bokföring och varför måste du göra det?

Bokföring för nybörjare behöver inte vara krångligt. Enkelt uttryckt handlar bokföring om att löpande registrera alla pengar som rör sig in och ut i ditt företag. Varje köp, varje försäljning, varje kostnad – allt ska dokumenteras.

Bokföring regleras av bokföringslagen (1999:1078), och den gäller dig som driver företag i Sverige. Det är inte frivilligt.

En vanlig förvirring är skillnaden mellan bokföring och redovisning. Bokföring är den löpande registreringen av affärshändelser. Redovisning är det bredare begreppet som även inkluderar bokslut, årsredovisning och ekonomiska rapporter. Bokföring är alltså en del av redovisningen.

Bokför du fel – eller inte alls – riskerar du böter, skattetillägg och i värsta fall åtal för bokföringsbrott. Det är inte för att skrämma dig, utan för att du ska förstå att det här är något du faktiskt klarar av att göra rätt från start.

Vem måste bokföra i Sverige?

Alla som driver ett företag i Sverige har bokföringsskyldighet. Det spelar ingen roll hur liten omsättningen är.

Driver du en enskild firma gäller bokföringsskyldigheten från dag ett. Du behöver inte upprätta en årsredovisning om omsättningen understiger 3 miljoner kronor – men du måste ändå bokföra löpande och upprätta ett bokslut.

Har du ett aktiebolag är kraven striktare. Du måste alltid upprätta en årsredovisning och följa god redovisningssed fullt ut. Läs mer om skillnaderna i vår artikel om enskild firma eller aktiebolag för att förstå vad som gäller din bolagsform.

Grundläggande begrepp du behöver känna till

Innan du börjar bokföra finns det några begrepp som är bra att ha koll på. De dyker upp hela tiden, och de är lättare än de låter.

En verifikation är det dokument som styrker en affärshändelse – exempelvis ett kvitto, en faktura eller ett kontoutdrag. Du är skyldig att spara alla verifikationer i minst sju år.

En kontoplan är en lista med numrerade konton som används för att kategorisera transaktioner. I Sverige används ofta BAS-kontoplanen som standard. Balansräkningen visar vad företaget äger och är skyldig vid ett givet tillfälle. Resultaträkningen visar intäkter minus kostnader – alltså om du gick med vinst eller förlust under en period.

Debet och kredit – så fungerar det i praktiken

Debet och kredit är bokföringens grundpelare. Varje transaktion registreras alltid på två konton – en debet-post och en kredit-post. Det kallas dubbel bokföring.

Här är ett konkret exempel: Du köper kontorsmaterial för 500 kr och betalar med företagskontot.

• Debet: Konto 6110 (Kontorsmaterial) – 500 kr. Kostnaden ökar.
• Kredit: Konto 1930 (Företagskonto) – 500 kr. Pengarna minskar på kontot.

Summan av debet ska alltid vara lika med summan av kredit. Det är så du vet att något inte stämmer – om det inte balanserar har du gjort ett fel någonstans.

En vanlig förvirring: debet betyder inte automatiskt ”pengar in” och kredit ”pengar ut”. Det beror på vilket typ av konto det rör sig om. Fokusera på exemplen i ditt bokföringsprogram så faller det på plats snabbt.

Kontantmetoden eller fakturametoden – vad passar dig?

Det finns två huvudsakliga metoder för att bokföra. Vilken du väljer påverkar när du registrerar en affärshändelse.

Kontantmetoden innebär att du bokför när pengarna faktiskt betalas eller tas emot. Enklare att hantera och vanlig bland enskilda firmor med lägre omsättning.

Fakturametoden innebär att du bokför när en faktura skickas eller tas emot – oavsett när betalningen sker. Aktiebolag är skyldiga att använda fakturametoden. Den ger en mer korrekt bild av ekonomin men kräver lite mer disciplin.

Det finns även en variant som kallas bokslutsmetoden, som är en förenkling av fakturametoden. Den tillåter att du bokför löpande enligt kontantmetoden men justerar vid bokslutet. Passar många enskilda firmor med enkel verksamhet.

Kom igång med bokföring för nybörjare – steg för steg

Nu till det praktiska. Här är vad du behöver ha på plats och hur du faktiskt kommer igång.

Löpande bokföring betyder att du registrerar affärshändelser kontinuerligt – inte en gång om året i panik. Sikta på att bokföra minst en gång i veckan. Det tar 15–30 minuter om du är à jour, men timmar om du låter det hopa sig.

Momsredovisning är en del av bokföringen du inte får glömma. Om du är momsregistrerad ska du deklarera och betala moms till Skatteverket – antingen månadsvis, kvartalsvis eller årsvis beroende på omsättning. Skatteverkets guide om moms är ett bra ställe att starta. Läs också vår fördjupade artikel om bokföring i enskild firma för mer detaljerade råd.

Checklista: det här behöver du innan du börjar bokföra

• Organisationsnummer och F-skatt – ansök via Skatteverket om du inte redan gjort det.
• Vald bokföringsmetod – kontantmetoden, fakturametoden eller bokslutsmetoden.
• Separerat bankkonto – ett konto enbart för företaget. Blanda aldrig med privata pengar.
• Bokföringsprogram – välj ett program anpassat för din bolagsform och storlek.
• Rutin för kvitton – bestäm redan nu hur du sparar verifikationer, digitalt eller fysiskt.

Välj rätt bokföringsprogram som nybörjare

Ett bra program gör bokföringen betydligt enklare. Här är de vanligaste alternativen för svenska småföretagare 2026:

• Fortnox – marknadsledande och funktionsrikt. Passar både enskilda firmor och aktiebolag. Från cirka 209 kr/månad.
• Bokio – erbjuder en gratis grundplan som fungerar bra för enskilda firmor med enkel verksamhet. Betalplaner finns för mer funktionalitet.
• Visma eEkonomi – användarvänligt och populärt. Från cirka 179 kr/månad. Bra för dig som vill ha en smidig helhetslösning.

Alla tre har mobilappar som låter dig fotografera kvitton direkt och registrera transaktioner på språng – perfekt för småföretagare.

Kan du bokföra i Excel eller Google Kalkylark? Tekniskt möjligt för mycket liten verksamhet, men det saknar momsfunktioner och automatisering. Det uppfyller sällan lagens krav på ett tillräckligt sätt. Välj ett riktigt program från start – det sparar tid och huvudvärk.

Ska du bokföra själv eller anlita en redovisningsbyrå?

Att bokföra själv som nybörjare ger dig tre tydliga fördelar: lägre kostnad, bättre koll på din ekonomi och en djupare förståelse för ditt företag. Många företagare som lär sig grunderna tidigt fattar helt enkelt bättre beslut.

Men det finns lägen då extern hjälp lönar sig. Om du omsätter mer än en miljon kronor, har anställda, driver aktiebolag eller regelbundet känner dig osäker – är det dags att fundera på en redovisningsbyrå.

En redovisningskonsult kostar i snitt 800–1 500 kr i timmen, eller 1 000–3 000 kr per månad för grundläggande löpande bokföring. Det är en investering, men rätt hjälp kan vara värd varje krona. Planerar du att starta företag och är osäker på vad som passar dig – börja med att sätta dig in i grunderna själv.

Vanliga nybörjarmisstag och hur du undviker dem

De flesta misstag i bokföringen beror inte på okunskap – de beror på stress och dåliga rutiner. Här är de vanligaste fallgroparna:

• Blanda privata och företagskostnader – använd alltid företagskontot för företagsköp. Aldrig privata kortet.
• Glömma verifikationer – ett kvitto du tappar bort är en kostnad du inte kan styrka. Fotografera det direkt med din mobilapp.
• Missa momsdeklarationer – deadlines är hårda. Kvartalsvis deklaration gäller till exempel den 12 i andra månaden efter kvartalets slut. Sätt påminnelser i kalendern.

Vill du undvika de kostsamma fallgroparna? Läs vår artikel om vanliga bokföringsmisstag som nybörjare gör – det kan spara dig både tid och pengar.

Vanliga frågor

Hur lär man sig att bokföra på egen hand?

Börja med att förstå grundbegreppen debet och kredit. Välj sedan ett enkelt bokföringsprogram med inbyggda guider och videotutorials. Bokför löpande från dag ett – det är genom att göra det praktiskt som det verkligen fastnar.

Finns det ett gratis bokföringsprogram?

Ja, Bokio erbjuder en gratis grundplan som passar många enskilda firmor med enkel verksamhet. Fortnox och Visma eEkonomi har provperioder men är i grunden betalprogram.

Måste jag bokföra om jag driver enskild firma?

Ja, alla som driver enskild firma är bokföringsskyldiga enligt bokföringslagen – oavsett hur liten omsättningen är. Det finns inga undantag baserade på storlek eller omsättning.

Vad är skillnaden mellan bokföring och redovisning?

Bokföring är den löpande registreringen av affärshändelser i ditt företag. Redovisning är det bredare begreppet som även inkluderar bokslut, årsredovisning och ekonomiska rapporter. Bokföring är alltså en del av redovisningen.

Kan man bokföra i Excel eller Google Kalkylark?

Det är tekniskt möjligt för mycket enkel verksamhet, men rekommenderas inte. Excel saknar momsfunktioner och automatisering, och uppfyller sällan lagens krav på ett tillfredsställande sätt. Ett riktigt bokföringsprogram är ett bättre val redan från start.