Företagarskolan

Grundregeln för avdrag företagare – vad är avdragsgillt?

Som företagare gäller en enkel grundregel: kostnaden måste ha ett direkt samband med din verksamhet. Skatteverket definierar en avdragsgill kostnad som en utgift som uppkommit för att förvärva eller bibehålla inkomster i rörelsen.

Ett avdrag innebär att du minskar ditt skattemässiga underlag – du betalar skatt på en lägre summa, inte att du får pengarna tillbaka direkt. Det är en viktig distinktion att förstå.

Konkret räkneexempel

Säg att du har en kostnad på 10 000 kr som är avdragsgill. I ett aktiebolag med 20,6 % bolagsskatt sparar du 2 060 kr i skatt. I en enskild firma med 30–50 % marginalskatt kan skattebesparingen bli 3 000–5 000 kr på samma kostnad.

Det lönar sig alltså att känna till reglerna. Glöm inte att avdragsreglerna samverkar med momsregler för företagare – ibland kan du både dra av kostnaden och lyfta momsen.

Vanliga avdragsgilla kostnader – kategori för kategori

De flesta företagare missar avdrag för att de inte vet vad som räknas. Här går vi igenom de viktigaste kategorierna med konkreta exempel.

Resor och bil

Tjänsteresor är avdragsgilla – privata resor är det inte. Schablonbeloppet för milersättning 2026 är 25 kronor per mil för egen bil. Vid blandad användning behöver du föra körjournal för att styrka fördelningen.

Kontor och utrustning

Dator, mobiltelefon och programvaror är avdragsgilla om de används i verksamheten. Kostnader under 28 650 kr (ett halvt prisbasbelopp 2026) kan direktavskrivas samma år. Dyrare inventarier skrivs normalt av med 20–30 % per år.

Hemmakontor är ett eget kapitel. I enskild firma kan du dra av en skälig del av hyra eller driftkostnader om rummet används uteslutande för verksamheten. I aktiebolag kan du hyra ut ett rum till bolaget mot marknadshyra – men det kräver ett skriftligt avtal.

Utbildning, friskvård och representation

Kompetensutveckling som direkt rör din verksamhet är avdragsgill – till exempel en branschkonferens eller facklitteratur. Friskvårdsbidrag till anställda är avdragsgillt upp till 5 000 kr per person och år 2026.

Representation mot kunder är avdragsgill för mat och dryck upp till 300 kr per person exklusive moms. Alkohol är aldrig avdragsgillt. Du måste dokumentera syfte, deltagare och datum – annars godkänner inte Skatteverket avdraget.

Avdrag företagare – enskild firma vs aktiebolag

Hur avdrag fungerar beror på din bolagsform. Se en snabb jämförelse nedan.

I en enskild firma redovisar du intäkter och kostnader i NE-bilagan. Avdragen minskar det skattepliktiga överskottet, vilket sänker både inkomstskatt och egenavgifter – ofta 40–60 % av kostnaden.

I ett aktiebolag är det bolaget som är skattesubjekt och drar av kostnaden. Läs mer om hur du väljer rätt struktur i artikeln om skillnaderna mellan enskild firma och aktiebolag. Kolla också in hur du bör ta ut lön som företagare på ett skatteeffektivt sätt.

Vad är INTE avdragsgillt?

Lika viktigt som att veta vad du kan dra av är att veta vad som inte håller vid en granskning. Här är de vanligaste fällorna:

• Privata levnadskostnader – mat, kläder och boende är privata oavsett om du driver eget.
• Böter och skattetillägg – aldrig avdragsgilla, oavsett anledning.
• Representation över gränsvärdet – mat och dryck över 300 kr per person (exkl. moms) faller bort.
• Alkohol – inte avdragsgillt ens vid godkänd representation.
• Gåvor till kunder – avdragsgilla upp till 300 kr per person och år, annars inte.
• Kostnader utan underlag – om du inte kan bevisa utgiften godkänns den inte.

Det vanligaste misstaget är att blanda ihop privata och företagets kostnader på samma konto. Ha alltid ett separat företagskonto – det förenklar bokföringen och minskar risken för fel.

Dokumentation – så klarar du en granskning från Skatteverket

Skatteverket kan begära att du visar upp kvitton och underlag upp till sju år tillbaka i tiden. Ett godkänt kvitto ska innehålla datum, leverantörens namn och organisationsnummer, beskrivning av vad du köpt samt belopp och moms. För representation tillkommer syfte och deltagarnas namn.

Digitala kvitton är fullt godkända – fotografera kvittot direkt och lägg det i ett bokföringsprogram. Program som Fortnox, Bokio eller Visma gör det enkelt att koppla underlag direkt till verifikaten.

Bokföringen ska vara löpande, inte något du fixar en gång om året. Läs mer i vår guide om bokföring i enskild firma och artikeln om vanliga bokföringsmisstag att undvika. Aktuell information finns också direkt på Skatteverkets webbplats.

Vanliga frågor om avdrag företagare

Vad kan jag dra av på företaget?

Alla kostnader som är nödvändiga för att driva och utveckla verksamheten är avdragsgilla – till exempel utrustning, resor, utbildning och lokalkostnader. Grundkravet är ett direkt samband med rörelsen och att du kan styrka kostnaden med ett underlag.

Vad är skillnaden mellan avdrag i enskild firma och aktiebolag?

I enskild firma minskar avdragen det skattepliktiga överskottet i NE-bilagan, vilket sänker din personliga skatt och egenavgifter. I ett aktiebolag drar bolaget av kostnaden, vilket minskar vinsten och bolagsskatten på 20,6 %.

Kan jag dra av arbetskläder som företagare?

Ja, men bara om kläderna är yrkesspecifika och inte kan användas privat – till exempel skyddsutrustning eller uniform. Vanliga kläder som även kan bäras på fritiden är inte avdragsgilla, oavsett om du köper dem för jobbets skull.

Att sätta pris på tjänst och produkt är en av de svåraste – och viktigaste – sakerna du gör som företagare. Tar du för lite betalt urholkar du marginalen och signalerar låg kvalitet. Tar du för mycket tappar du affärer.

Tre metoder för att sätta pris på tjänst och produkt

De flesta framgångsrika företag använder tre metoder som en kontroll mot varandra – precis som du bör göra när du tar fram din affärsplan. Metoderna är kostnadsbaserad, konkurrentbaserad och värdebaserad prissättning.

Kostnadsbaserad prissättning – täck alla dina kostnader

Kostnadsbaserad prissättning utgår från vad det faktiskt kostar dig att leverera produkten eller tjänsten. Du gör en självkostnadskalkyl där du räknar ihop alla direkta och indirekta kostnader och lägger sedan på ett pålägg för vinst.

Räkneexempel: Materialkostnad 150 kr, arbetstid 200 kr och andel fasta kostnader 50 kr ger en självkostnad på 400 kr. Med ett pålägg på 50 % landar priset på 600 kr exklusive moms.

Fördelen är att du vet att du aldrig säljer med förlust. Nackdelen är att metoden ignorerar vad marknaden faktiskt är villig att betala.

Konkurrentbaserad prissättning – vad tar andra betalt?

Här placerar du ditt pris i förhållande till konkurrenternas marknadspris. Du hittar jämförelsepriser via konkurrenters hemsidor, offerter, branschtidningar eller branschorganisationer.

Risken är att du kopierar ett pris utan att veta om konkurrenten är lönsam. Många nystartade företag sätter för låga priser och går back – att matcha dem innebär att du gör samma misstag.

Använd konkurrentpriserna som ett riktmärke, inte som ett facit.

Värdebaserad prissättning – sätt pris efter vad kunden vinner

Värdebaserad prissättning innebär att du sätter priset utifrån vilket värde kunden faktiskt får. Exempel: du hjälper ett företag att spara 500 000 kr per år – då är ett arvode på 80 000 kr fortfarande ett kraftigt lönsamt köp för kunden.

Metoden kräver att du förstår kundens situation på djupet. Den kopplar också starkt till ditt varumärke – premiumpositionering motiverar högre priser.

Hur du räknar ut ett timpris steg för steg

Om du säljer tid som konsult eller frilansare är timpriskalkyl grunden. Läs även om hur du bör ta ut lön som företagare och hur moms för företagare fungerar.

En kritisk insikt: du kan inte fakturera alla arbetstimmar. Tid för administration, försäljning och kompetensutveckling är inte debiterbara – räkna realistiskt med 100–120 timmar per månad.

• Steg 1: Bestäm din önskade nettolön per månad
• Steg 2: Lägg på arbetsgivaravgifter (ca 31 %)
• Steg 3: Lägg till övriga fasta kostnader
• Steg 4: Lägg på önskad vinstmarginal (minst 10–20 %)
• Steg 5: Dela summan på antal debiterbara timmar
• Steg 6: Lägg på moms (25 % för de flesta tjänster)

Exempel med svenska siffror 2026: nettolön 40 000 kr, skatt 17 000 kr, arbetsgivaravgifter 18 000 kr och övriga kostnader 5 000 kr ger en kostnadsmassa på ca 80 000 kr. Med 15 % vinstmarginal och 110 debiterbara timmar landar timpriset på ca 836 kr exkl. moms – eller ca 1 045 kr inkl. moms.

Realistiska timprisintervall för konsulttjänster i Sverige 2026 ligger på 800–1 800 kr exkl. moms beroende på specialisering och erfarenhet.

Sätta pris på tjänst och produkt – fast pris eller löpande räkning

Fast pris innebär att kunden betalar ett bestämt belopp oavsett tidsåtgång. Det ger trygghet och gör det enkelt att skicka faktura till kund utan diskussion efteråt.

Risken är att jobbet tar längre tid än planerat och äter upp marginalen. Skydda dig genom att lägga på en buffert på 15–20 % och sätt tydliga villkor för vad som ingår.

Löpande räkning passar bäst för komplexa uppdrag där scope är oklart från start. Du får rätt betalt för varje timme, men kunden kan känna sig osäker på slutnotan.

Vanliga misstag vid prissättning

Det vanligaste misstaget är att sätta för lågt pris av rädsla. Du underbjuder dig själv, jobbar hårt för dålig lön och signalerar lägre kvalitet än du levererar.

Ett annat misstag är att glömma dolda kostnader – obetalda möten, administration och kundservice kostar tid och pengar. Håll koll på din bokföring så ser du snabbt var pengarna tar vägen.

Många företag sätter ett pris vid start och justerar det aldrig. Inflation, ökade kostnader och ökad erfarenhet motiverar regelbundna prishöjningar – en gång per år är ett rimligt riktmärke.

Så höjer du priserna utan att tappa kunder

Kommunicera prishöjningen minst 30 dagar i förväg och motivera den med konkret värde – ny kompetens, bättre processer eller snabbare responstid. Höj gradvis hellre än i ett stort hopp.

Erbjud befintliga kunder en kort övergångsperiod med det gamla priset. Det bygger lojalitet och minskar risken för avhopp.

FAQ – Vanliga frågor om prissättning

Hur sätter man pris på en produkt?

Räkna ihop alla kostnader och lägg på ett pålägg för vinst. Jämför sedan med marknadspriset och värdet för kunden – använd alla tre metoderna som en kontroll mot varandra.

Hur räknar man ut ett timpris som frilansare?

Ta din önskade månadsinkomst, lägg på kostnader och avgifter och dela på 100–120 debiterbara timmar per månad. Lägg sedan på 25 % moms utöver timpriset.

Hur vet man om priset är för högt eller för lågt?

Om du aldrig förlorar ett uppdrag på pris är du troligtvis för billig. Sikta på att förlora 10–20 % av affärerna på grund av pris – det är ett tecken på rätt positionering.

Får man sätta vilket pris man vill?

Ja, i Sverige råder fri prissättning med undantag för vissa reglerade branscher. Det är däremot förbjudet att samarbeta med konkurrenter om priser – det räknas som kartellsamarbete enligt konkurrenslagen.

Att ta ut lön som företagare fungerar helt olika beroende på vilken bolagsform du har. Gör du fel kan du betala för mycket skatt – eller för lite, vilket skapar problem senare. Den här guiden reder ut hur det fungerar, vad det faktiskt kostar och hur du optimerar uttaget.

Lön eller eget uttag – vad gäller för din företagsform?

Grundregeln är enkel: driver du ett aktiebolag (AB) är du formellt anställd i ditt eget bolag och tar ut lön. Driver du en enskild firma gör du istället ett eget uttag – och det är en stor skillnad skattemässigt.

Bägge bolagsformerna kräver att du har F-skatt. Det innebär att du som företagare sköter din egen preliminärskatt, i stället för att en arbetsgivare drar den åt dig. Ska du välja bolagsform eller är osäker på vad som passar dig bäst? Läs vår guide om enskild firma eller aktiebolag.

Eget uttag i enskild firma

I en enskild firma finns ingen lön. Du tar helt enkelt ut pengar ur verksamheten – det kallas eget uttag. Det påverkar inte skatten direkt eftersom du inte bokför det som en kostnad.

Skatten beräknas istället på överskottet i firman, alltså intäkter minus kostnader. På det överskottet betalar du egenavgifter på cirka 28,97 %, plus vanlig inkomstskatt. Hur mycket du faktiskt tar ut i kontanter spelar ingen roll för beräkningen.

Det betyder att du kan ta ut mycket pengar en månad och inget nästa – men skatten räknas ändå på årets totala vinst. Vill du ha koll på bokföringen? Läs mer om bokföring i enskild firma.

Lön i aktiebolag

I ett aktiebolag är du anställd – även om du äger hela bolaget. Det innebär att bolaget betalar arbetsgivaravgift på 31,42 % utöver din bruttolön. Bruttolönen är vad som syns på lönespecen innan skatt.

Du betalar sedan kommunal inkomstskatt, vanligtvis 30–33 %, på bruttolönen. Tjänar du mer än brytpunkten – som 2026 ligger på ungefär 643 100 kr per år – tillkommer statlig inkomstskatt på 20 % på den del som överstiger gränsen. De flesta småföretagare håller sig under den nivån medvetet.

Vad kostar det att ta ut lön som företagare – konkreta sifferexempel

Många underskattar vad ett löneuttag faktiskt kostar bolaget. Det är inte bara bruttolönen – arbetsgivaravgiften ovanpå är betydande. Här är ett tydligt exempel.

Räkneexempel: nettolön vid 40 000 kr i månaden

Här ser du steg för steg vad en bruttolön på 40 000 kr innebär:

• Bruttolön: 40 000 kr
• Arbetsgivaravgift (31,42 %): 12 568 kr
• Total kostnad för bolaget: ca 52 568 kr
• Kommunalskatt ca 32 %: 12 800 kr
• Nettolön (hem i handen): ca 27 200 kr

Bolaget betalar alltså drygt 52 000 kr för att du ska få hem 27 200 kr. Det är inte dåligt – men det visar varför kombinationen lön och utdelning ofta är smartare än en hög lön rakt av.

I en enskild firma med motsvarande överskott på 40 000 kr per månad (480 000 kr/år) betalar du egenavgifter på ca 28,97 % plus inkomstskatt på hela vinsten – utan möjlighet att styra timingen lika fritt.

Hur mycket lön bör du ta ut? – pension och SGI att tänka på

Det är lockande att ta ut så lite lön som möjligt för att minimera skatten just nu. Men det straffar dig på sikt på två viktiga sätt.

SGI – sjukpenninggrundande inkomst – är den inkomst Försäkringskassan baserar din sjukpenning på. Låg lön ger lågt SGI, vilket betyder att du får ut lite pengar om du blir sjuk. Taket för SGI ligger 2026 på 8 prisbasbelopp, vilket motsvarar ca 480 000 kr per år. Se mer information direkt hos Försäkringskassan.

Den allmänna pensionen beräknas också på din lön. Tar du ut 15 000 kr i månaden i tjugo år bygger du upp betydligt mindre pension än om du tar ut 35 000 kr. Skillnaden märks tydligt när du går i pension.

En bra tumregel: ta ut lön upp till brytpunkten för statlig inkomstskatt om ekonomin tillåter. Då maximerar du SGI och pensionsgrundande inkomst utan att betala den extra 20-procentiga statliga skatten. Komplettera gärna med privat tjänstepension via bolaget – det är ett skatteeffektivt sätt att bygga trygghet parallellt.

Optimera med kombinationen lön och utdelning i aktiebolag

En av de största fördelarna med aktiebolag är möjligheten att kombinera lön med utdelning. Rätt hanterat kan det sänka din totala skattekostnad markant.

Grundprincipen: ta ut en rimlig lön (upp till brytpunkten), och ta sedan del av vinsten som utdelning. Utdelning inom det så kallade gränsbeloppet beskattas med bara 20 % – att jämföra med upp till 52 % om du tar ut samma belopp som lön.

Det här styrs av 3:12-reglerna, som avgör hur stor utdelning du kan ta till den låga skattesatsen. En viktig del är löneunderlagsregeln: tar du ut tillräckligt hög lön (och har anställda) ökar ditt gränsbelopp, vilket tillåter större lågbeskattad utdelning. Reglerna är komplexa och ändras löpande – rådfråga alltid en redovisningskonsult för att hitta din optimala mix. Skatteverkets egna sidor har också mer information om utdelning från fåmansbolag.

Förmåner som komplement till lön

Utöver lön och utdelning finns skattemässigt förmånliga alternativ som sänker den totala kostnaden jämfört med en ren löneökning:

• Friskvårdsbidrag: upp till 5 000 kr per år, skattefritt för dig och avdragsgillt för bolaget
• Tjänstepension: bolaget betalar in direkt, du slipper arbetsgivaravgift och du beskattas först när du tar ut pensionen
• Tjänstebil: kan vara lönsamt om du kör mycket i tjänsten – men räkna noga på förmånsvärdet

Förmåner är inte en ersättning för lön, men de är ett smart komplement som ger mer värde per spenderad krona.

Praktisk checklista – så genomför du löneuttaget som företagare

Att ta ut lön kräver att du följer en tydlig process varje månad. Missa ett steg och du kan få problem med Skatteverket.

• Steg 1: Besluta lönenivå och kontrollera att bolaget har likviditet – lönen ska betalas oavsett om ni fakturerat in pengar den månaden.
• Steg 2: Bokför lönen korrekt: debet lönekostnad, kredit skattekonto (för preliminärskatt och arbetsgivaravgift) och kredit nettolön på bankkontot.
• Steg 3: Lämna arbetsgivardeklaration (AGI) till Skatteverket varje månad – senast den 12 i månaden efter utbetald lön.
• Steg 4: Betala in arbetsgivaravgift och preliminärskatt i tid. Förseningsavgifter tillkommer snabbt.
• Steg 5: Kontrollera kontrolluppgiften i januari och stäm av att alla uppgifter är korrekta inför deklarationen.

Ta ut lön jämnt över året – det ger ett förutsägbart kassaflöde och gör bokföringen enklare. Undviker du stora variationer slipper du också problemet med ojämna skatteinbetalningar.

Går bolaget med förlust ett enskilt kvartal kan du ändå ta ut lön – förutsatt att bolaget har likvida medel. Lönen är en kostnad för bolaget och påverkar resultatet, men den är inte kopplad till om ni gör vinst just den månaden. Vill du lära dig mer om grunderna? Läs vår guide om bokföring för nybörjare.

Vanliga frågor om lön som företagare

Vad kostar det att ta ut en lön på 40 000 kr?

Den totala kostnaden för bolaget är ca 52 568 kr – det vill säga bruttolönen på 40 000 kr plus arbetsgivaravgift på 31,42 % (12 568 kr). Du får hem ca 27 200 kr efter kommunalskatt på ungefär 32 %.

Hur tar man ut lön ur sitt aktiebolag?

Du beslutar en lönenivå, bokför lönen i redovisningen, lämnar arbetsgivardeklaration månadsvis till Skatteverket och betalar in arbetsgivaravgift och preliminärskatt senast den 12 i efterföljande månad.

Vad är skillnaden mellan lön och eget uttag?

I aktiebolag tar du ut lön och bolaget betalar arbetsgivaravgifter på den. I enskild firma gör du eget uttag – skatten beräknas på verksamhetens överskott, inte på hur mycket du faktiskt tar ut.

Hur mycket lön bör jag ta ut från mitt aktiebolag för att optimera skatten?

Ta ut lön upp till – men inte över – brytpunkten för statlig inkomstskatt (ca 643 100 kr/år 2026). Kombinera sedan med utdelning inom gränsbeloppet enligt 3:12-reglerna för att få lägst total skatt. En redovisningskonsult hjälper dig räkna exakt.

Påverkar min lön som företagare min pension och SGI?

Ja, direkt. Låg lön ger låg sjukpenninggrundande inkomst och lägre allmän pension. Ta ut tillräcklig lön för att hålla ett rimligt SGI-skydd och bygg på med privat tjänstepension via bolaget som komplement.

Att skicka faktura är enklare än du tror – men det finns regler att följa. Oavsett om du är frilansar, driver enskild firma eller precis startat aktiebolag gäller samma grundprinciper. Den här guiden tar dig igenom allt steg för steg.

Vad måste en faktura innehålla enligt lag?

Enligt momslagen finns det ett antal uppgifter som alltid måste finnas med på en faktura. Saknas något kan fakturan ifrågasättas av Skatteverket – och i värsta fall nekas avdrag för köparen.

Du behöver också ange organisationsnummer eller personnummer beroende på företagsform. Har du enskild firma använder du ditt organisationsnummer. Fakturerar du som privatperson anger du ditt personnummer.

För att göra det enkelt för kunden att betala bör du också inkludera ett OCR-nummer samt betalningsinformation – bankgiro, plusgiro eller IBAN och BIC för utländska betalningar.

Obligatoriska uppgifter – checklista

Här är allt som måste vara med enligt lag. Bocka av listan innan du skickar:

• Fakturanummer (löpande numrering)
• Utfärdandedatum
• Säljarens namn, adress och organisationsnummer
• Köparens namn och adress
• Beskrivning av vara eller tjänst
• Pris exklusive moms
• Momsbelopp och momssats
• Totalpris inklusive moms
• Betalningsinformation och förfallodatum

Använd gärna en fakturamall – antingen i ett faktureringsprogram eller som en Word/Excel-fil. Det minskar risken att du missar något viktigt.

Så skickar du en faktura – steg för steg

Det praktiska arbetet med att skicka faktura följer samma logik varje gång. Nedan går vi igenom de fem stegen du alltid bör följa.

Steg 1 – Samla fakturaunderlag. Notera det avtalade priset, vad du levererat och vilket datum arbetet utfördes. Utan detta underlag riskerar du att fakturera fel.

Steg 2 – Fyll i alla obligatoriska uppgifter. Använd checklistan ovan. Dubbelkolla att fakturanumret följer din löpande numrering.

Steg 3 – Välj format. PDF via e-post fungerar för de flesta situationer. Fakturerar du offentlig sektor krävs ofta e-faktura. Pappersfaktura är ovanligt men fortfarande juridiskt giltigt.

Steg 4 – Skicka till rätt mottagare. Skicka alltid till ekonomiavdelningen eller den specifika e-postadress kunden har angett för fakturor. Fel adress är en vanlig orsak till försenade betalningar.

Steg 5 – Följ upp vid utebliven betalning. Sätt en påminnelse i kalendern för förfallodatumet. Har pengarna inte kommit inom ett par dagar – skicka en påminnelse direkt.

PDF-faktura, e-faktura eller pappersfaktura?

PDF via e-post är det vanligaste formatet och fungerar utmärkt för B2B och privatpersoner. Du skapar fakturan i ett program, exporterar som PDF och skickar via e-post.

E-faktura är en strukturerad datafil – till exempel i formatet Svefaktura – som skickas direkt mellan ekonomisystem. Det här formatet krävs ofta när du fakturerar offentlig sektor, som kommuner och myndigheter, från och med 2026.

Pappersfaktura används nästan inte längre, men är fortfarande lagligt. Välj det bara om kunden specifikt ber om det.

Betalningsvillkor och förfallodatum

Enligt svensk lag gäller 30 dagars betalningsfrist om inget annat avtalats. För B2B-affärer är 10–30 dagar vanligast. Kortare betalningstid förbättrar din likviditet.

Om kunden inte betalar i tid har du rätt att ta ut en påminnelseavgift på 60 kronor samt dröjsmålsränta. Fortsätter betalningen att utebli kan du lämna ärendet till inkasso.

Vill du få betalt snabbare? Sätt 10 dagars betalningsvillkor, skriv en tydlig faktura och använd automatiska påminnelser i ditt faktureringsprogram.

Skicka faktura som privatperson – är det lagligt?

Ja, det är helt lagligt att skicka faktura som privatperson. Du behöver ingen registrerad firma. Inkomsten deklarerar du som inkomst av tjänst i din vanliga deklaration.

En viktig skillnad: privatpersoner tar inte ut moms. Du fakturerar alltså bara nettobeloppet, utan någon momssats. Skatteverket har tydlig information om hur du deklarerar enstaka inkomster av tjänst.

Ett praktiskt alternativ är att använda ett egenanställningsföretag, till exempel Frilans Finans eller Gigapay. De fakturerar å dina vägnar och sköter källskatt och sociala avgifter. Du slipper pappersarbetet och får nettolön utbetald direkt.

Skillnaden mellan privatperson, enskild firma och aktiebolag

Det är tre helt olika sätt att fakturera – med olika krav och ansvar. Läs mer om skillnaden mellan enskild firma och aktiebolag om du funderar på att formalisera din verksamhet.

• Privatperson: Ingen registrering, ingen moms, inkomsten beskattas som tjänst.
• Enskild firma: Registrerad hos Bolagsverket, F-skattsedel, momsregistrering krävs om omsättningen överstiger 80 000 kr per år.
• Aktiebolag: Eget juridiskt subjekt, alltid momspliktigt om momsregistrerat, kräver mer administration.

Fakturering och moms – vad gäller?

Är du momsregistrerad ska du ta ut moms på dina fakturor. Det finns tre momssatser i Sverige: 25 % (standardsats), 12 % (livsmedel, hotell) och 6 % (böcker, tidningar, persontransporter). Kontrollera vilken sats som gäller för din tjänst eller vara.

Det finns två bokföringsmetoder att känna till. Med faktureringsmetoden bokför du när fakturan skickas. Med kontantmetoden bokför du när betalningen faktiskt sker. De flesta mindre företag börjar med kontantmetoden. Läs mer om bokföring för nybörjare och om du driver enskild firma finns en separat guide om bokföring i enskild firma.

Fakturerar du kunder i andra EU-länder kan omvänd skattskyldighet (reverse charge) bli aktuellt – köparen redovisar då momsen i sitt land. Det är ett eget ämne som vi täcker i vår kompletta guide om moms för företagare.

Vanliga misstag när du skickar faktura – och hur du undviker dem

De flesta nybörjare gör samma misstag. Här är de vanligaste – och hur du undviker dem.

• Glömmer fakturanummer eller bryter numrering. Använd ett system från dag ett – t.ex. 2026-001, 2026-002. Skatteverket kräver löpande numrering.
• Fel eller saknat momsbelopp. Kontrollera alltid att momssatsen är korrekt och att beloppet stämmer matematiskt.
• Skickar till fel e-postadress. Fråga alltid kunden vilken adress fakturor ska skickas till. Det är sällan samma som den kontakt du pratat med.
• För lång betalningstid. 60 dagar låter generöst men skadar din likviditet. Håll dig till 30 dagar eller kortare.
• Följer inte upp obetald faktura. Sätt en påminnelse direkt när du skickar. Väntar du för länge försvårar du din rättsliga position.
• Ändrar en redan skickad faktura. Det är fel. Skapa alltid en kreditfaktura som nollställer originalet och skicka sedan en ny korrekt faktura.

Vanliga frågor om att skicka faktura

Kan privatpersoner skicka faktura?

Ja, det är helt lagligt. Du behöver inte registrera någon firma. Inkomsten deklareras som inkomst av tjänst och du tar inte ut moms. Vill du slippa hantera skatten själv kan du använda ett egenanställningsföretag som Frilans Finans eller Gigapay – de sköter skatt och sociala avgifter åt dig.

Vad måste en faktura innehålla enligt lag?

Fakturanummer, utfärdandedatum, säljarens och köparens namn och adress, beskrivning av vara eller tjänst, pris exklusive moms, momsbelopp och momssats, totalpris inklusive moms samt betalningsinformation med förfallodatum.

Hur lång betalningsfrist ska en faktura ha?

30 dagar är standard enligt svensk lag om inget annat avtalats. För B2B-affärer är 10–30 dagar vanligt. Kortare betalningsvillkor ökar chansen att pengarna kommer in snabbt.

Vad är skillnaden mellan en faktura och en e-faktura?

En vanlig faktura skickas oftast som PDF via e-post. En e-faktura är en strukturerad datafil – till exempel Svefaktura – som skickas direkt mellan ekonomisystem. E-faktura krävs ofta vid fakturering till offentlig sektor.

Var kan man skicka faktura gratis?

Det finns flera alternativ. Många bokföringsprogram som Bokio eller Fortnox erbjuder gratisplaner med fakturering. Du kan också ladda ner en Word- eller Excel-mall, fylla i uppgifterna och skicka som PDF via e-post – helt kostnadsfritt.